Planning van coschappen
voor medische opleidingen
Stroomlijn de planning en administratie van coschappen
KL-APP biedt één centrale plek voor:
Planning: Beheer coschapplaatsen, roosterindelingen en bezetting.
Administratie: Verwerk mutaties, volg de voortgang en behoud een compleet digitaal dossier per student.
Inzicht: Krijg realtime inzicht in de beschikbaarheid bij opleidingsplaatsen en de voortgang van alle coschappen.
Communicatie: Deel eenvoudig informatie met studenten, coschapbegeleiders en andere betrokkenen.
Op maat ingericht
Met onze jarenlange ervaring in het onderwijsdomein, bieden we waardevolle kennis en deskundige begeleiding, waarbij we ons volledig in voor een succesvolle implementatie.
- Per opleiding kan een eigen configuratie ingericht worden.
- Koppel met het studentinformatiesysteem van de opleiding om NAW- en inschrijvingsgegevens van studenten automatisch te importeren en actualiseren.
- Studenten en medewerkers kunnen op KL-APP inloggen middels SURFconext.
- De huisstijl/vormgeving van de onderwijsinstelling kan worden toegepast.
- Mogelijkheid tot aanvullend maatwerk.
Flexibele planning
KL-APP biedt meerdere manieren van het inplannen van het traject van coschappen:
- Gebruik een roostermodel (template) waarmee een heel traject van coschappen ingedeeld kan worden. Hierbij kan een optimaal rooster o.b.v. beschikbare plekken automatisch berekend worden, of kan per student/coschap of specialisatie een organisatie toegewezen worden.
- Biedt studenten de mogelijkheid om zelf in te tekenen op een coschap. Op basis van opgegeven voorkeuren, kunnen planners de studenten toewijzen aan beschikbare plekken.
- Deel studenten in groepen in, met elk een startdatum, en vul de planning in voor de hele groep.
Van conceptplanning naar definitief
- Maak een conceptplanning aan de hand van beschikbare plaatsen van (zorg)instellingen en deel een voorlopige indeling van groepen en studenten.
- Doe waar nodig handmatige aanpassingen om te finetunen en te optimaliseren.
- Maak vervolgens de (groeps)roosters definitief en genereer voor elke student een persoonlijk rooster.
Communicatie
- Verstuur welkomstmails en indelingsmails (in bulk) aan studenten, begeleiders en secretariaten.
- Mail (automatisch) studenten en bij het coschap betrokken personen bij het optreden van wijzigingen in het rooster.
- Studenten, begeleiders, secretariaten en examinatoren kunnen in een persoonlijke omgeving van de applicatie de actuele situatie inzien en volgen (waaronder contactgegevens, coschap/stagegegevens, documenten, evaluaties, beoordelingen, etc).
- Beoordeling van coschappen kan middels beoordelingsformulieren in KL-APP of via een ePortfolio-systeem als EPASS of eJournal. Coschappen worden hierbij automatisch gemarkeerd als ‘voldaan’ of ‘overdoen’.
Rapportage
KL-APP biedt de mogelijkheid om rapportages te genereren en te exporteren naar Excel, CSV en PDF, waaronder organisatiegegevens, roosters, bezettingsoverzichten en beoordelingen/eindcijfers.
Functies van KL-APP
De componenten van KL-APP zijn modulair ontworpen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden aangepast en uitgebreid om te voldoen aan de specifieke behoeften.
Persoonlijke roosters
Opvragen van een persoonlijk rooster voor alle coschappen en stages
Voorkeuren opgeven
Geef de student keuze uit een door de planner samengesteld verdeelpakket van coschappen, of laat de student zelf per coschap inschrijven en voorkeuren opgeven
Voortgang en evaluaties
Automatische berichten
(Automatisch) mailen aan studenten en secretariaten bij het optreden van wijzigingen in het rooster
Management dashboard
Een overzicht van openstaande taken, snelkoppelingen naar de roosters van de co-groepen studenten en overzichten van lege plekken in roosters / beschikbare plaatsen
Beoordelingsformulieren
Insturen declaraties
Goedkeuren van declaraties van opleiders/huisartsen/apothekers en studenten
Controleren en aanvullen
Contactpersonen van (zorg)instellingen, huisartsen en apothekers kunnen eigen (contact)gegevens controleren en aanvullen
Contactgegevens opvragen
Opvragen van contactgegevens van studenten of van begeleiders, secretariaten en coördinatoren
Documenten
Uploaden van (stage)documenten en verslagen
Koppelingen
Koppeling met SURFconext, het studentinformatiesysteem (bijv. uSIS) en ePortfolio-systsmen
Beheren van gegevens
Beheren van (contact-)gegevens van (zorg)instellingen, coördinatoren en beoordelaars / begeleiders (examinatoren)
Gebruikersgroepen
Studenten
- Inzien voortgang, rooster en contactgegevens en opgeven van voorkeuren
Coschappen planners
- Indelen van groepen en plannen van coschappen
Stage administratie
- Verwerken van stageaanvragen en voortgangscontrole op de stages
Begeleiders & beoordelaars
- Opvragen van actuele roosters en invullen van evaluatie- en beoordelingsformulieren
Zorginstellingen
- Opvragen van actuele roosters en contactgegevens van studenten
Coordinatoren
- Volgen voortgang en resultaten van studenten
Wat KL-APP biedt per gebruikersgroep
KL-APP biedt alle betrokkenen altijd en overal toegang tot een eigen afgeschermd deel van de applicatie, waarbij – ondanks de veelvoud van functionaliteiten – de applicatie uitblinkt in eenvoud. Lees hieronder uitgebreid over de functionaliteiten per gebruikersgroep.
Voor de studenten
- Het bekijken van de voortgang van het coschappen- en stagetraject
- Het kiezen uit een door de planner samengesteld verdeelpakket van coschappen
- Het inschrijven op een coschap en opgeven van voorkeuren
- Het bekijken van een persoonlijk rooster voor de diverse ziekenhuizen en apotheken en downloaden naar Excel en PDF-formaat
- Het opvragen van (contact-)gegevens van begeleiders en coördinatoren
- Het aanvragen van stages, (research) projecten, literatuurstudies en keuzeonderwijs, en het uploaden van bijbehorende documenten, verslagen, research proposals (voor beoordeling)
- Het zoeken van beschikbare (stage)plaatsen
- Het inzien van beoordelingsformulieren en het invullen van (evaluatie)formulieren
- Het insturen van declaratieformulieren tbv. reiskosten
- Het opgeven van uitval / ziekte en het insturen van een ruilingsverzoek
Voor de planners
- Het opvragen van de actuele stand van zaken. Een ‘management dashboard’ kan ingericht worden met:
- Een overzicht van openstaande taken
- Snelkoppelingen naar de roosters van de co-groepen studenten
- Overzicht van lege plekken in roosters / beschikbare plaatsen en mogelijke voorstellen voor invullen van deze plekken met uitgevallen studenten
- Het invoeren van beschikbare plaatsen van de zorginstellingen & apotheken en het indelen van groepen en coschappen
- Het samenstellen van verdeelpakketten van coschappen voor een co-groep en het automatisch berekenen van het rooster voor elke student
- Het eenvoudig muteren van het rooster en het verwerken van uitval en herplaatsen van studenten
- Het beheren van specialismen en het invoeren van roostermodellen voor meerdere curricula, waarbij specialismen (coschappen), onderwijsperiodes en roostervrije periodes in een bepaalde volgorde en duur worden ingedeeld.
- Het beheren van (contact-)gegevens van zorginstellingen, apotheken, coördinatoren en beoordelaars / begeleiders (examinatoren)
- Het exporteren van de badgeformulieren voor studenten (PDF-formaat) en het inplannen van afspraken tbv. het ophalen van de badge.
- Het exporteren van overzichten naar Excel- en PDF-formaat
- Het (automatisch) mailen aan studenten en secretariaten bij het optreden van wijzigingen in het rooster
- Het toevoegen van notities en/of opmerkingen bij oa. studenten, roosters en opleidingsplaatsen
- Het (in bulk) mailen van roosters, documenten en andere berichtgeving aan studenten, secretariaten, apothekers, coördinatoren en begeleiders
- Het verwerken van declaraties van zorginstellingen, apothekers en huisartsen, die via KL-APP zijn ingestuurd na afronding van de begeleiding van studenten
- Het opstellen van rapportages en exporteren naar Excel-formaat
- Het opvragen van alle wijzigingen uit een logboek (alle mutaties in het systeem worden gelogd)
Voor de stageadministratie
- Het volgen van alle aanvragen voor stages, onderzoeksprojecten en literatuurstudies voor meerdere opleidingen
- Controleren van de voortgang en beoordeling van alle stages
- (Automatisch) versturen van herinneringsberichten als evaluatie-, tussenbeoordeling- of eindbeoordelingsformulieren niet tijdig zijn ingevuld
- Beheren van (contact-)gegevens van (zorg)instellingen, coördinatoren en beoordelaars / begeleiders (examinatoren)
- Het inzien van documenten, verslagen, formulieren en beoordelingen van stages
- Het verwerken van declaraties van stagebegeleiders
- Het opstellen van rapportages en exporteren naar Excel-formaat
Voor de opleiders / examinatoren / coördinatoren
- Controleren en bevestigen van aanvragen voor stages
- Opvragen van de actuele roosters van studenten
- Invullen van evaluatie- en beoordelingsformulieren
- Volgen van de voortgang en resultaten van studenten op het betreffende coschap / specialisme / afdeling
- Aangeven van uitval / ziekte van studenten en het insturen van een voorstel voor de nog in te halen periode
Voor de secretariaten van ziekenhuizen, (zorg)instellingen, huisartsen en apotheken
- Het opvragen van de actuele roosters van studenten die bij de betreffende organisatie het coschap volgen
- Het opvragen van (contact-)gegevens van de studenten die bij de betreffende organisatie het coschap volgen
- Het opgeven van beschikbare plaatsen, incl. aantallen plekken en (beschikbare en onbeschikbare) periodes
- Het doorgeven van wijzigingen in contactgegevens / betrokken medewerkers (van de afdelingen) van de betreffende organisatie
Voor de beheerders
- Beheren van gebruikersaccounts
- Instellen van e-mailtemplates voor (automatische) berichtgeving aan studenten en contactpersonen van (zorg)instellingen
- Opstellen en publiceren van (nieuws)berichten tbv. de dashboards van de gebruikers
- Instellen van koppelingen en het configureren van functionaliteiten en schermen
- Koppelingen
- Er zijn koppelingen mogelijk met studentinformatiesystemen en digitale portfoliosystemen, waaronder oa. EPASS, eJournal, uSIS, Peoplesoft en JOIN.
De voordelen van KL-APP
Efficiëntie: Bespaar tijd, werk minder foutgevoelig en verkrijg actueel inzicht
Gebruiksvriendelijkheid: Intuïtieve interface, toegankelijk voor alle gebruikers.
Inzicht: Volg de voortgang en optimaliseer het coschappentraject.
Communicatie: Verbeter de communicatie tussen alle betrokkenen.
De tijdrovende, foutgevoelige planningsprocessen behoren tot het verleden. Actuele inzichten in de coschappen en begeleiding vormen nu de basis voor een efficiënte organisatie. De gebruiksvriendelijke interface maakt KL-APP toegankelijk voor studenten en alle betrokkenen. Dankzij deze tool behoudt het LUMC grip op de kwaliteit van de coschappen en verloopt de communicatie soepel.