Aanvragen, volgen en beoordelen van stages, onderzoeksprojecten en literatuurstudies
Stroomlijn het stageproces van aanvraag tot eindbeoordeling
KL-APP beidt één centrale plek voor:
Aanvraag: Digitale aanvraag stage of of onderzoeksvoorstel door student met feedback door begeleiders en examinatoren
Administratie: Beheer plaatsen, adresboek (organisaties en examinatoren), check de voortgang en bevestig studieplannen
Beoordeling: Digitale beoordeling door examinator, tweede & derde beoordelaar en (tussentijdse en eind-) evaluaties
Communicatie: Deel eenvoudig informatie met studenten, stagebegeleiders en andere betrokkenen.
Op maat ingericht
Met onze jarenlange ervaring in het onderwijsdomein, bieden we waardevolle kennis en deskundige begeleiding, waarbij we ons volledig in voor een succesvolle implementatie.
- Per opleiding en per soort stage kan een configuratie tbv. de processen ingericht worden.
- De huisstijl/vormgeving van de Universiteit wordt toegepast.
- Koppel met het studentinformatiesysteem van de opleiding om NAW- en inschrijvingsgegevens van studenten automatisch te importeren en actualiseren.
- Studenten en medewerkers kunnen op KL-APP inloggen middels SURFconext.
- De huisstijl/vormgeving van de onderwijsinstelling kan worden toegepast.
- Mogelijkheid tot aanvullend maatwerk.
Aanvraagprocedure stages/projecten
KL-APP biedt de mogelijkheid aan studenten om de aanvraag voor een stage, onderzoeksproject of literatuurstudie digitaal in te dienen:
- Voor elke soort stage of project wordt in KL-APP een digitaal aanvraagformulier aangeboden, waarin de stageperiode, organisatiegegevens en alle aanvullende gegevens ingevuld kunnen worden.
- Na het insturen ontvangen de betrokken personen (waaronder stagebegeleiders en examinatoren en/of stagecoördinatoren) een link per mail om de aanvraag (via KL-APP) te controleren, commentaar te geven en de aanvraag goed- of af te keuren, of terug te sturen naar de student ter correctie.
- Betrokken personen verkrijgen (afhankelijk van hun rol) een gebruikersaccount op KL-APP om aanvullende zaken aan te leveren (bijv. confidentiality agreement), de voortgang te volgen en stagedocumenten te downloaden.
- Per soort stage kan een aanvraagformulier ingericht worden met een eigen set van velden tbv. aanvullende gegevens.
Beoordelingsprocedure
De tussentijdse evaluaties, go/no-go assessments en de (eind)beoordelingen van de stage kan geheel via KL-APP verlopen.
- De student kan verslagen en bijlages uploaden, en indien nodig verlenging of uitstel aanvragen.
- Beoordelingsformulieren kunnen voorzien worden van ‘rubrics’, met een toelichting op elke score.
- Daily/external supervisors kunnen een ‘input assessment’ insturen, als input voor de examinator.
- De eerste en tweede examinator kunnen elk hun beoordeling onafhankelijk van elkaar invullen. Indien nodig kan een derde beoordelaar ingeschakeld worden voor een aanvulling. Eventuele (daily)supervisors kunnen via KL-APP een leesbevestiging afgeven.
- Een final examiner en/of final approver bevestigt het eindcijfer.
- Alle betrokken personen ontvangen automatisch notificaties van wijzigingen en/of ingestuurde formulieren of documenten.
- De opmaak/indeling/vragen van tussen- en eindbeoordelingsformulieren kunnen voor elke soort stage worden ingericht, alsmede de export van ingevulde formulieren naar PDF-formaat, en validatieregels op scores en de berekening van het eindcijfer obv. beoordelingsaspecten (bijv. uitvoering, verslag en presentatie)
Communicatie
- Studenten, begeleiders, secretariaten en examinatoren kunnen in een persoonlijke omgeving van de applicatie de actuele situatie inzien en volgen (waaronder contactgegevens, stagegegevens, documenten, evaluaties, beoordelingen, etc).
- De stageadministratie kan eenvoudig studenten en betrokken personen (in bulk of individueel) mailen obv. standaard mailtemplates.
Rapportage
- KL-APP biedt de mogelijkheid om rapportages te genereren en te exporteren naar Excel, CSV en PDF, waaronder organisatiegegevens, stagegegevens en beoordelingen/eindcijfers.
Functies van KL-APP
De componenten van KL-APP zijn modulair ontworpen, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden aangepast en uitgebreid om te voldoen aan de specifieke behoeften.
Persoonlijke roosters
Opvragen van een persoonlijk rooster voor alle stages
Aanvraagformulieren
Digitale formulieren voor het indienen van een stage- of onderzoeksvoorstel en het proces van goedkeuring door de supervisors, examinatoren en stagecoördinator
Voortgang en evaluaties
Versturen en invullen van (evaluatie)formulieren en go/no-go assessments gedurende of na afronding van de stage
Automatische berichten
(Automatisch) mailen aan studenten en secretariaten bij het optreden van wijzigingen in het rooster
Management dashboard
Een overzicht van openstaande taken, snelkoppelingen naar de roosters van de studenten en overzichten van stages
Beoordelingsformulieren
Invullen van beoordelingsformulieren en het vastleggen van het eindcijfer
Insturen declaraties
Goedkeuren van declaraties van de (onderzoeks)afdeling van de stageplaats en van studenten
Aanvragen
Aanvragen van stages, onderzoeksprojecten en literatuurstudies en het volgen van de bevestigingen van alle betrokken personen
Contactgegevens opvragen
Opvragen van contactgegevens van studenten of juist van (contact-)gegevens van begeleiders, secretariaten en coördinatoren door studenten
Documenten
Uploaden van (stage)documenten en verslagen
Koppelingen
Koppeling met SURFconext, het studentinformatiesysteem (bijv. uSIS) en ePortfolio-systsmen
Beheren van gegevens
Beheren van (contact-)gegevens van (zorg)instellingen, coördinatoren en beoordelaars / begeleiders (examinatoren)
Gebruikersgroepen
Studenten
- Inzien voortgang, rooster en contactgegevens.
- Aanvragen van stages en onderzoeksprojecten
Stage administratie
- Verwerken van stageaanvragen en voortgangscontrole van de stages
Coordinatoren
- Volgen voortgang en resultaten van studenten
Begeleiders & beoordelaars
- Invullen van evaluatie- en beoordelingsformulieren
Stageplaats / secretariaat
- Opvragen van contactgegevens van studenten
Wat KL-APP biedt per gebruikersgroep
KL-APP biedt alle betrokkenen altijd en overal toegang tot een eigen afgeschermd deel van de applicatie, waarbij – ondanks de veelvoud van functionaliteiten – de applicatie uitblinkt in eenvoud. Lees hieronder uitgebreid over de functionaliteiten per gebruikersgroep.
Voor de studenten
- Het bekijken van de voortgang van het stagetraject.
- Het opvragen van (contact-)gegevens van begeleiders en coördinatoren
- Het aanvragen van stages, (research) projecten, literatuurstudies en keuzeonderwijs, en het uploaden van bijbehorende documenten, verslagen, research proposals (voor beoordeling)
- Het zoeken van beschikbare (stage)plaatsen
- Het inzien van beoordelingsformulieren en het invullen van (evaluatie)formulieren
- Het insturen van declaratieformulieren tbv. reiskosten
- Het aangeven van uitval / ziekte
Voor de stageadministratie
- Het volgen van alle aanvragen voor stages, onderzoeksprojecten en literatuurstudies voor meerdere opleidingen
- Controleren van de voortgang en beoordeling van alle stages
- (Automatisch) versturen van herinneringsberichten als evaluatie-, tussenbeoordeling- of eindbeoordelingsformulieren niet tijdig zijn ingevuld
- Beheren van (contact-)gegevens van (zorg)instellingen, coördinatoren en beoordelaars / begeleiders (examinatoren)
- Het inzien van documenten, verslagen, formulieren en beoordelingen van stages
- Het verwerken van declaraties van stagebegeleiders
- Het opstellen van rapportages en exporteren naar Excel-formaat
Voor de opleiders / examinatoren / coördinatoren
- Controleren en bevestigen van aanvragen voor stages
- Opvragen van de actuele roosters van studenten
- Invullen van evaluatie- en beoordelingsformulieren
- Volgen van de voortgang en resultaten van studenten op het betreffende stage , project (specialisme en afdeling)
- Aangeven van uitval / ziekte van studenten en het insturen van een voorstel voor de nog in te halen periode
Voor de secretariaten van de stageplaats / organisatie
- Het opvragen van de actuele roosters van studenten die bij de organisatie een stage of project volgen
- Het opvragen van (contact-)gegevens van de studenten die bij de organisatie de stage of project volgen
- Het opgeven van beschikbare stageplaatsen en (beschikbare en onbeschikbare) periodes
Voor de beheerders
- Beheren van gebruikersaccounts
- Instellen van e-mailtemplates voor (automatische) berichtgeving aan studenten en contactpersonen van (stage)organisaties
- Opstellen en publiceren van (nieuws)berichten tbv. de dashboards van de gebruikers
- Instellen van koppelingen en het configureren van functionaliteiten en schermen
- Er zijn koppelingen mogelijk met studentinformatiesystemen en digitale portfoliosystemen, waaronder oa. EPASS, eJournal, uSIS, Peoplesoft en JOIN.
De voordelen van KL-APP:
Efficiëntie: Bespaar tijd en werk minder foutgevoelig en verkrijg actueel inzicht
Gebruiksvriendelijkheid: Intuïtieve interface, toegankelijk voor alle gebruikers.
Inzicht: Volg de stages en meet de kwaliteit van de bijbehorende begeleiding.
Communicatie: Verbeter de communicatie tussen alle betrokkenen.
Je kan je taken optimaal uitvoeren, krijgt meer grip en het kost minder energie!
Het stageproces met de vele workflows is optimaal gestroomlijnd door het gebruik van KL-APP. Het eenvoudig volgen van stages en begeleiding vormen nu de basis voor een efficiënte organisatie. De formulieren voor evaluatie, tussenbeoordeling en eindbeoordeling zijn gebruiksvriendelijk en duidelijk, en de applicatie maakt het eenvoudig om feedback te geven en scores te berekenen en te registreren. Dankzij deze tool behoudt het LUMC grip op de kwaliteit van de stages.